Hoe kun je als tijd winnen en stress verminderen in de juridische praktijk? 

Voor veel juristen en advocaten is tijdsdruk een dagelijkse realiteit. Dossiers stapelen zich op, cliënten verwachten snelheid en kwaliteit, en tussendoor blijven nieuwe verzoeken binnenkomen. De reflex is vaak om harder te werken, terwijl de echte oplossing meestal ergens anders ligt. 

Volgens trainer en coach Bernadette Deitmers zit de sleutel niet in het verminderen van werk, maar in het anders organiseren ervan. Na haar studie Technische Bedrijfskunde aan de TU Eindhoven gaf zij ruim twaalf jaar leiding binnen multinationals, onder andere op productie- en logistieke afdelingen. In die omgeving leerde zij wat hoge werkdruk in de praktijk betekent en hoe bepalend structuur en werkwijze zijn voor prestaties en energie. 

Die ervaring vertaalt zij inmiddels al jaren naar trainingen binnen onder meer de advocatuur. Ze staat bekend om haar praktische aanpak en haar vermogen om snel een veilige setting te creëren waarin deelnemers eerlijk naar hun eigen manier van werken durven kijken. Zoals een deelnemer het verwoordde: “Je krijgt er zin in om met de stof en je eigen situatie aan de slag te gaan.” 

In dit artikel worden haar belangrijkste inzichten vertaald naar de dagelijkse praktijk van juristen. Concrete handvatten om meer overzicht, rust en regie te krijgen in een drukke werkomgeving. 

Wat gebeurt er in je hoofd als je geen overzicht hebt over je werk? 

Een gebrek aan overzicht vertaalt zich direct naar mentale onrust. Het brein blijft taken herhalen om te voorkomen dat iets wordt vergeten. Dat leidt tot herkenbare situaties: tijdens een gesprek denk je ineens aan een openstaand dossier, of je wordt ’s nachts wakker met een lijst aan taken. 

Dit is een teken van een systeem dat niet betrouwbaar genoeg is. Zolang het brein geen vertrouwen heeft dat alles ergens goed is vastgelegd, blijft het actief herinneren. 

Het gevolg is dat echte ontspanning moeilijk wordt. Ook buiten werktijd blijft het werk mentaal aanwezig. Juist hier ligt een eerste belangrijke sleutel: rust ontstaat door vertrouwen in je eigen werksysteem.  

Waarom is een ‘waterdicht systeem’ essentieel om rust te creëren? 

Een effectief systeem zorgt ervoor dat niets tussen wal en schip valt. Dat betekent concreet: 

• één centrale plek voor alle taken 

• een inbox die niet fungeert als takenlijst 

• een werkwijze die consequent wordt toegepast 

Het doel is eenvoudig: het hoofd leeg maken. 

Wanneer dat systeem betrouwbaar is, ontstaat er iets fundamenteels: mentale rust. Je hoeft geen taken meer te onthouden, waardoor er ruimte vrijkomt voor concentratie en inhoudelijk werk. 

In trainingen blijkt dat dit vaak een kantelpunt is. Zodra professionals ervaren dat ze hun werk daadwerkelijk kunnen “loslaten”, neemt de stress direct af. 

Hoe kun je met praktische methodes direct tijd winnen? 

Tijd winnen begint met een aantal basale, maar vaak onderschatte principes: 

1. Werk met een duidelijke takenlijst 

Alle taken, ongeacht de herkomst (mail, overleg, telefoon), komen op één plek terecht. 

2. Houd je inbox leeg 

Een inbox is geen opslagplaats, maar een verwerkingsstation. Elke mail wordt direct verwerkt: verwijderen, archiveren of omzetten in een taak. 

3. Zorg voor een opgeruimde werkomgeving 

Een vol bureau of digitale chaos vergroot de cognitieve belasting en vermindert focus. 

4. Plan wekelijks onderhoud 

Reserveer een vast moment om je systeem bij te werken: taken bijwerken, inbox opschonen, agenda vooruitkijken. 

Dit zijn geen complexe technieken, maar ze vereisen wel consistent gedrag. Juist die consistentie maakt het verschil. 

Wat is het verschil tussen ‘snorkeltaken’ en ‘diepzeeduiktaken’? 

Niet alle taken vragen dezelfde vorm van aandacht. Een belangrijk onderscheid is dat tussen: 

Snorkeltaken: korte, oppervlakkige taken die weinig concentratie vereisen (bijvoorbeeld e-mails beantwoorden of administratieve handelingen) 

Diepzeeduiktaken: complexe taken die diepe focus vragen (zoals juridisch analyseren, schrijven of strategisch nadenken) 

Dit onderscheid is essentieel voor productiviteit. 

Diepzeeduiktaken verdragen geen onderbrekingen. Elke verstoring kost tijd en energie om opnieuw in de concentratie te komen. Snorkeltaken daarentegen zijn juist geschikt om te combineren of tussendoor te doen. 

Door bewust te plannen wanneer je welke taak uitvoert, kun je je effectiviteit aanzienlijk verhogen. 

Hoe ga je om met constante onderbrekingen en ad-hoc werk? 

In de advocatuur is ad-hoc werk onvermijdelijk. Spoedverzoeken, vragen van collega’s en onverwachte ontwikkelingen horen bij het vak. 

De fout die veel professionals maken, is dat ze hun dag volledig vol plannen met geplande taken, zonder ruimte voor het onverwachte. 

Een effectievere aanpak is om ad-hoc werk als een vast onderdeel van je werkdag te beschouwen. Bijvoorbeeld: 

• analyseer hoeveel procent van je tijd gemiddeld ad-hoc is 

• reserveer bewust tijdsblokken voor deze werkzaamheden 

Wie bijvoorbeeld weet dat 30 procent van de dag uit ad-hoc werk bestaat, kan daar rekening mee houden in de planning. Dit voorkomt frustratie en zorgt voor realistischere verwachtingen. 

Daarnaast helpt het om niet direct op elke onderbreking te reageren, maar deze bewust in te plannen. Dat geeft meer regie over de dag. 

Waarom ligt de oplossing niet in minder of meer werken, maar in slimmer werken? 

De realiteit is dat de werkdruk in veel juridische functies hoog blijft. Minder of juist meer werken is vaak geen reële optie. 

De winst zit daarom in slimmer werken. Door structuur aan te brengen en bewuste keuzes te maken, kun je: 

• meer werk verzetten in dezelfde tijd 

• minder energie verliezen aan schakelen en chaos 

• langer in controle blijven 

Tegelijkertijd is het belangrijk om realistisch te blijven. Er bestaat een grens aan wat haalbaar is. Als de werkdruk structureel te hoog is, zijn aanvullende keuzes nodig, zoals herprioriteren of delegeren. 

Een goed systeem vergroot je capaciteit, maar vervangt geen fundamentele keuzes over werkbelasting. 

Welke rol speelt persoonlijk leiderschap bij het verminderen van stress? 

Naast praktische technieken speelt persoonlijk leiderschap een cruciale rol. 

Veel juristen ontwikkelen hun manier van werken door gedrag van collega’s en leidinggevenden over te nemen. Dat lijkt efficiënt, maar kan ertoe leiden dat je geleidelijk verder af komt te staan van wat voor jou werkt. 

Persoonlijk leiderschap betekent dat je bewust keuzes maakt: 

• wat vind je belangrijk in je werk? 

• waar ligt jouw toegevoegde waarde? 

• waar wil je wel en niet in meegaan? 

Wie geen duidelijke richting heeft, loopt het risico op termijn vast te lopen. Hoe verder je afraakt van je eigen waarden, hoe groter de kans op een moment van correctie, vaak in de vorm van stress of uitval. 

Daarom is reflectie een voorwaarde voor duurzame inzetbaarheid. 

Tot slot: investeren in je manier van werken 

Het verbeteren van je werkwijze vraagt tijd en aandacht. Dat kan contra-intuïtief voelen in een drukke praktijk. 

Toch ligt daar juist de sleutel. Wie investeert in structuur, focus en zelfinzicht, merkt dat het werk lichter wordt zonder dat het minder wordt. 

Een treffende metafoor is die van twee mensen die een boom omzagen. De één werkt onafgebroken door, de ander neemt regelmatig pauze om zijn zaag te slijpen. Uiteindelijk is degene die tijd neemt voor onderhoud sneller klaar. 

Hetzelfde geldt voor juridisch werk. Door bewust te investeren in hoe je werkt, vergroot je niet alleen je productiviteit, maar ook je werkplezier en energie.